Wie gut eine Datensicherung ist, merkt man erst, wenn man sie braucht: nach einem Festplattenschaden, einem gestohlenen Laptop oder einem Angriff mit Erpressungssoftware, die alle Dateien verschlüsselt. Dann zählt nur, ob sich die Daten zurückholen lassen. Eine einfache Regel hilft dabei.
Die Regel in einem Satz
Halten Sie drei Kopien Ihrer Daten vor, auf zwei verschiedenen Speichermedien, und bewahren Sie eine Kopie außer Haus auf.
- Drei Kopien: das Original und zwei Sicherungen.
- Zwei Medien: zum Beispiel die Festplatte im Rechner und ein Netzwerkspeicher (NAS) oder eine externe Festplatte. Fällt ein Gerät aus, ist die Kopie auf dem anderen noch da.
- Eine Kopie außer Haus: in einem Rechenzentrum oder auf einer Festplatte, die nicht im Büro liegt. Sie schützt vor Feuer, Wasser und Diebstahl.
Warum eine Kopie getrennt sein muss
Erpressungssoftware verschlüsselt alles, was sie erreicht, oft auch angeschlossene Sicherungen. Mindestens eine Kopie sollte deshalb vom Netz getrennt sein oder so gespeichert werden, dass sie sich für eine bestimmte Zeit weder ändern noch löschen lässt. Fachleute sprechen von einer unveränderbaren Sicherung.
Was gesichert werden sollte
- Dateien auf Rechnern und Servern, auch die auf dem Desktop
- E-Mail-Postfächer
- Datenbanken von Fachprogrammen, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Praxissoftware. Hier reicht es nicht, Dateien zu kopieren, während das Programm läuft. Fragen Sie beim Hersteller nach, wie die Sicherung vorgesehen ist.
- Daten in der Cloud, zum Beispiel in Microsoft 365. Der Anbieter sorgt dafür, dass sein Dienst läuft. Für eine Sicherung Ihrer Daten sind Sie in der Regel selbst verantwortlich.
- Einstellungen und Zugangsdaten, damit ein Neuaufbau schnell geht
Wie oft?
So oft, dass Ihnen der Verlust der Arbeit seit der letzten Sicherung nicht wehtut. Wer jeden Tag Aufträge und Rechnungen bearbeitet, braucht eine tägliche Sicherung. Gute Sicherungsprogramme speichern nur die Änderungen und brauchen dafür wenig Zeit und Platz. Bewahren Sie ältere Stände eine Weile auf, damit Sie auch auf den Stand von vor zwei Wochen zurückgehen können. Manche Schäden fallen erst spät auf.
Der wichtigste Schritt: zurückspielen üben
Eine Sicherung ist nur so gut wie die Wiederherstellung. Spielen Sie regelmäßig, zum Beispiel einmal im Quartal, eine Datei oder ein ganzes System testweise zurück. Erst dann wissen Sie, dass es im Ernstfall klappt und wie lange es dauert. Schreiben Sie auf, wo die Sicherungen liegen und wer sie zurückspielen kann.
Checkliste zum Abhaken
- Gibt es drei Kopien, auf zwei Medien, eine davon außer Haus?
- Ist eine Kopie vom Netz getrennt oder unveränderbar gespeichert?
- Läuft die Sicherung täglich, und merkt jemand, wenn sie fehlschlägt?
- Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet?
- Weiß mehr als eine Person, wie die Wiederherstellung geht?